Dlaczego trzeba porządnie przygotować plan przetargu?

Produktywne konferencje wstępne pomagają zarówno nabywcy i sprzedawcy, ale jest to zadanie dla menedżerów – gospodarz imprezy musi wiedzieć, że odpowiedzialność za udane spotkanie spada na jego barki. Jak kierownik floty zapewnić konferencji wstępnej dla przetargu owocne przygotowanie dla wszystkich stron?

♦ ♦ ♦

Aby rozpocząć organizację przetargu, jego specyfikacja musi być dobrze zbadana i dobrze napisana. Źle skonstruowana specyfikacja może niechcący odciąć niektórych oferentów. W spotkaniu przed przetargiem, stosując się do wcześniej ustalonego formatu pomóc należy utrzymać uczestników na właściwych torach. Oddalanie się od formatu negocjacji, stwarza ryzyko, iż jeden z oferentów przejmie w całości negocjacje i zwrócić innych producentów w marionetki, do takiej sytuacji nie powinno dochodzić, każdy ma prawo głosu.

Kwestie te należą do różnych pułapek w inscenizacji wstępnych ofert podczas konferencje, podczas których menedżerowie muszą przygotować i monitorować wszystko w czasie spotkania w celu zakończenia postępowania pod ich kontrolą. Przetarg nie musi zostać rozstrzygnięty, ale muszą zostać narzucone pewne normy, wedle których uczestnicy negocjacji będą ze sobą rywalizować.

Napisz jasny, zrozumiały, nieograniczający komunikat dla przedsiębiorców

Warto zamieścić wystarczającą liczbę szczegółów, aby nie doszło do zamieszania. Należy napisać specyfikację przetargu, aby każdy konkurent mógł mieć jasność – czy to, co może zaoferować spełnia w ogólne przyjęte kryteria wyboru zwycięzcy.

Wybierając zwycięzcę przetargu jako cel należy sobie postawić przede wszystkim spełnione warunków formalnych. Warto zwrócić uwagę na firmy, które nieświadomie zaproponują rozwiązania problemów, o których organizatorzy nie wspomnieli w rozpisce przetargowej, może to być wyznacznik określający firmę, które zdecydowanie najlepiej dostosuje się do tego, czego rzeczywiście oczekują inwestorzy. Dla przykładu, firma która ma jasną koncepcję zaprojektowana wizualnego danego budynku, zaprezentuje ją i trafi w gusta organizatorów ma sporą szansę na wygraną, jeśli inni konkurenci nie wspomnieli o tym lub jeśli chcą się li tylko dostosować do tego, co zleci im organizator. Przetarg to forma konkursu, dlatego należy jednak zachować pewne reguły, jednakże rzadko zdarza się tak, że wygrywa wyłącznie ten, który najlepiej spełnia warunki formalne, jednakże najczęściej można to zauważyć w przypadku przetargów na zamówienia publiczne, gdzie wymogi egzekwowane są bardziej restrykcyjnie.

Jakie wymagania przetargu spełniamy jako oferent?

Zanim zorganizuje przetarg powinniśmy wprost określić, kto może wziąć w nim udział, zbyt szeroki opis poszukiwanie zleceniobiorcy może spowodować, że w przetargu wezmą udział również małe firmy, które nie nadają się do inwestycji. Jeśli jasno opiszemy na kim nam zależy, a także ustalimy bezzwrotne wadium, będziemy mogli mieć pewność, że każdy z oferentów może sprostać ofercie. Warunki na jakie należy zwracać uwagę to przede wszystkim czas realizacji zamówienia, jakość, tempo i sposób relacji biznesowych czy gros indywidualnych pomysłów oferenta.