Program do faktur – darmowy czy płatny?

Obecnie na rynku dostępnych jest wiele różnych rodzajów programów do faktur. Przedsiębiorcy mogą wybierać spośród oprogramowań wielu firm oraz wersji darmowych lub płatnych. Na którą z tych wersji się zdecydować? Czy wersja płatna rzeczywiście będzie lepszym rozwiązaniem? A może jednak wystarczający będzie program darmowy? Przeanalizujmy, czym te obie wersje różnią się od siebie i jakie prezentują wady i zalety.

Jakie programy do fakturowania oferuje rynek?

Przedsiębiorca, który staje przed wyborem oprogramowania do fakturowania, ma obecnie niezły orzech do zgryzienia. Na rynku mamy tak wiele różnych rodzajów programów ułatwiających wystawianie dokumentów sprzedażowych, że naprawdę można się w tym pogubić. Nie dość, że oferta programów jest tak bogata, to jeszcze zazwyczaj w ramach każdej z nich do wyboru mamy wersję płatną lub darmową. 

Ponadto bardzo często usługodawcy oferują nam do przetestowania płatną wersję programu, aby zachęcić nas do wykupienia jej subskrypcji. Zazwyczaj możemy jej używać za darmo przez okres 14 lub 30 dni. Po tym czasie możemy zdecydować się na opłacenie abonamentu i kontynuowanie pracy w wersji płatnej oprogramowania lub też mamy możliwość skorzystania z wersji darmowej.

Największe różnice między darmowym i płatnym oprogramowaniem do faktur

Wybór konkretnego rodzaju oprogramowania do faktur powinien być poprzedzony analizą różnic między wersją płatną programu a wersją darmową. Pozwoli to na wybranie optymalnego rozwiązania dla siebie w oparciu o rzeczywiste potrzeby i zakres prowadzonej działalności.

Największą różnicą, jaką można już na pierwszy rzut oka zaobserwować między tymi dwoma wersjami, jest limit wystawianych faktur oferowany przez wersje darmowe. Najczęściej można wystawić od 3 do 10 dokumentów sprzedażowych miesięcznie. Niestety limit ten jest na tyle mały, że wiele firm nie może pozwolić sobie na korzystanie z bezpłatnych wersji programu.

faktury

Kolejną znaczącą różnicą, jest brak w bezpłatnych wersjach programu dodatkowych funkcji, w które wyposażone są wersje płatne. Zazwyczaj są to zaawansowane systemy pozwalające na dokonywanie następujących czynności i operacji:

  • wystawianie faktur w obcych walutach i językach,
  • większy wybór szablonów dokumentów i ich rodzajów niż w wersji darmowej, np. wystawianie rachunków, faktur proforma, faktur zaliczkowych, korekt do faktur,
  • możliwość utworzenia osobnych subkont dla pracowników oraz zablokowania dostępu do pewnych danych dla poszczególnych osób wedle swoich preferencji,
  • możliwość korzystania z systemu CRM służącego do zarządzania procesem sprzedaży i organizacji pracy w firmie,
  • możliwość weryfikowania statusu płatności, a w razie potrzeby prowadzenia procesu windykacji środków,
  • przygotowywanie zaawansowanych raportów, analiz i statystyk w celu ulepszenia procesu sprzedaży,
  • sporządzanie i wysyłanie plików JPK,
  • prowadzenie ewidencji sprzedaży i zestawień.

Jak wybrać program do faktur?

Aby wybrać idealny program do faktur dla siebie, powinniśmy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

  • łatwość w obsłudze – dobre oprogramowanie powinno odznaczać się prostym i przejrzystym interfejsem, dzięki któremu z obsługą programu poradzi sobie nawet osoba początkująca,
  • łatwość w uzupełnianiu i wstawianiu danych – ważne jest, aby program umożliwiał automatyczne wstawianie danych bez konieczności ich ręcznego wprowadzania na podstawie wcześniej stworzonej bazy danych naszych kontrahentów, 
  • możliwość wystawiania faktur w różnych walutach i językach, w szczególności jeżeli nasi kontrahenci są spoza granic naszego kraju,
  • możliwość wystawiania różnego rodzaju faktur i dokumentów, np. faktur korygujących, zaliczkowych, proforma, paragonów i rachunków,
  • możliwość automatycznego wysyłania faktur z poziomu programu,
  • stopień zaawansowania funkcji oferowanych przez daną wersję programu, który będzie adekwatny do potrzeb i zakresu naszej działalności,
  • bezpieczne przechowywanie danych i ochrona przed dostępem do nich przez osoby niepowołane,
  • stałe aktualizowanie oprogramowania umożliwiające poprawne fakturowanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
  • obsługa i wsparcie techniczne (tzw. asystenci online), którzy w razie problemów z oprogramowaniem lub naszych wątpliwości związanych z jego funkcjonowaniem, będą łatwo dostępni i będą bezproblemowo udzielać nam pomocy i odpowiadać na nasze pytania.

Czy warto zainwestować w płatne oprogramowanie?

Wbrew obiegowej opinii korzystanie z płatnej wersji programu niekoniecznie musi być drogie. Już za kwotę kilku złotych miesięcznie jesteśmy w stanie pozyskać dla naszej firmy dodatkowe źródło wsparcia w postaci płatnego oprogramowania zawierającego szereg dodatkowych i bardzo przydatnych funkcji. Decydując się na wersję płatną, zyskujemy o wiele więcej możliwości.

Nawet jeżeli jesteśmy w tej chwili początkującym przedsiębiorcą, to za jakiś czas może okazać się, że naszą działalność rozszerzymy na tyle, że niezbędna okaże się dla nas wersja zawierająca bardziej rozbudowane funkcjonalności. Bez wątpienia dobrze dobrany program do faktur i dopasowany do naszych potrzeb to jedna z najlepszych inwestycji zwracających się z nawiązką.  

Kategoria: Biznes

Sprawdź:

Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością a audytor wewnętrzny – różnice i podobieństwa Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością a audytor wewnętrzny – różnice i podobieństwa
Co musisz wiedzieć o fumigacji palet drewnianych? Co musisz wiedzieć o fumigacji palet drewnianych?
Gry i zabawy logopedyczne – jak poprawić wymowę dziecka poprzez zabawę? Gry i zabawy logopedyczne – jak poprawić wymowę dziecka poprzez zabawę?
Alkoholowy zanik mózgu – na czym polega i jakie daje objawy Alkoholowy zanik mózgu – na czym polega i jakie daje objawy
Opolski biznes w jednym miejscu.