Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością (Quality Management System — QMS) jest odpowiedzialny za koordynację i realizację działań związanych z systemem zarządzania jakością w firmie. Jego głównym celem jest utrzymanie i rozwijanie skutecznego systemu zarządzania jakością, który spełnia wymagania standardów i norm oraz poprawia jakość produktów i usług.
Do obowiązków pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością należy m.in.:
- Koordynacja i nadzór nad przestrzeganiem polityki jakości, procedur i instrukcji;
- Przygotowanie i koordynacja wewnętrznych audytów;
- Utrzymanie dokumentacji systemu zarządzania jakością;
- Koordynacja i przygotowanie do certyfikacji;
- Współpraca z certyfikującą jednostką;
- Analiza i rozwiązywanie problemów związanych z jakością;
- Raportowanie stanu systemu zarządzania jakością;
- Nadzór nad szkoleniem pracowników z zakresu jakości.
Kim jest audytor wewnętrzny?
Audytor wewnętrzny systemu zarządzania jakością to osoba odpowiedzialna za przeprowadzanie audytów wewnętrznych w celu zapewnienia zgodności z wymaganiami norm jakościowych i standardów zarządzania jakością. Audytor wewnętrzny przeprowadza kontrole, przeglądy i oceny systemu zarządzania jakością, procedur i działań organizacji, aby upewnić się, że są one zgodne z wymaganiami norm jakościowych i wewnętrznymi politykami i procedurami organizacji.
Audytor wewnętrzny przygotowuje raporty z audytu i przedstawia wyniki swoim przełożonym, a także doradza organizacji w zakresie poprawy jakości i skuteczności systemu zarządzania jakością. Często audyt wewnętrzny jest również niezbędny do tego, aby upewnić się, czy dany system zarządzania jakością działa sprawnie przed realizacją audytu zewnętrznego, którego celem jest uzyskanie certyfikatu zgodnego z daną normą.
Jakie są różnice i podobieństwa między pełnomocnikiem ds. systemu zarządzania jakością a audytorem wewnętrznym?
Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością i audytor wewnętrzny systemu zarządzania jakością są odpowiedzialni za różne aspekty zarządzania jakością w organizacji, chociaż ich działania są w znacznym stopniu powiązane i mają na celu osiągnięcie tego samego celu, czyli utrzymanie i poprawę jakości działania organizacji.
Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością jest odpowiedzialny za koordynowanie i nadzorowanie działań związanych z wprowadzaniem i utrzymaniem systemu zarządzania jakością w organizacji, opracowywaniem procedur i instrukcji dotyczących jakości, a także z monitowaniem i raportowaniem wyników tych działań. Audytor wewnętrzny natomiast jest odpowiedzialny za przeprowadzanie audytów wewnętrznych w celu zapewnienia zgodności z wymaganiami norm jakościowych i standardów zarządzania jakością.
Różnice między tymi stanowiskami mogą być więc niewidoczne na pierwszy rzut oka, a jednak w rzeczywistości są one dość znaczące. Podobieństw między pełnomocnikiem ds. systemu zarządzania jakością oraz audytorem wewnętrznym jest jednak zdecydowanie więcej a głównym z nich jest to, że osoby obejmujące te stanowiska działają w tym samym celu, czyli po to, aby stale udoskonalać system zarządzania jakością w firmie, monitorować jego działania i reagować w sytuacji, gdy wykryją jakieś błędy i problemy z jego działaniem.
Jakie kwalifikacje muszą posiadać osoby chcące objąć stanowisko pełnomocnika lub audytora wewnętrznego ds. systemu zarządzania jakością?
Osoby chcące objąć stanowisko pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością lub audytora wewnętrznego ds. systemu zarządzania jakością muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, aby skutecznie wykonywać swoje obowiązki. Oto kilka kwalifikacji, które mogą być wymagane od tych osób:
- Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością: przede wszystkim, doświadczenie w zarządzaniu jakością, znajomość norm jakościowych, takich jak ISO 9001 oraz umiejętność pełnienia nadzoru nad realizowanymi w firmie audytami, prowadzeniem dokumentacji, realizacją działań korygujących, prowadzeniem szkoleń w zakresie zarządzania jakością działania w firmie itd.
- Audytor wewnętrzny: przede wszystkim doświadczenie w audytowaniu i znajomość norm jakościowych, takich jak ISO 9001, oraz umiejętność przeprowadzania audytów wewnętrznych i przygotowywania raportów z audytu, co jest niezbędne do tego, aby audyt mógł być wiarygodny i rzetelny.
- Dodatkowo, w obu tych przypadkach, ważne jest posiadanie umiejętności komunikacyjnych, analitycznych i interpersonalnych, które pozwolą na efektywne współpracowanie z innymi działami w organizacji, a także zdolności do pracy w zespole.
Niektóre organizacje mogą wymagać posiadania certyfikatu audytora wewnętrznego lub certyfikacji w zakresie zarządzania jakością. Z tego też względu, jeśli takie są wymagania, warto pamiętać o tym, że osoba na tym stanowisku powinna posiadać taki certyfikat, aby móc realizować audyty wewnętrzne w danej firmie.
