Dowody księgowe, które mogą być podstawą zapisu w Księdze Przychodów i Rozchodów zostały wymienione w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku.
Do nich należą między innymi faktury, rachunki, faktury korygujące i inne.
Kiedy dokumenty mogą zostać uznane za dowody księgowe?
Dokumenty mogą zostać uznane za dokumenty księgowe tylko wtedy, gdy posiadają określone dane takie jak: określenie stron, biorących udział w operacji gospodarczej, ich nazwę i adresy, datę wystawienia dokumentu lub dokonania operacji gospodarczej, przedmiot operacji gospodarczej, jej ilość oraz wartość, podpisy osób, które są uprawnione do prowadzenia takiej dokumentacji.
Czym jest faktura?
Faktura jest dokumentem w formie papierowej lub elektronicznej, potwierdzającym dokonanie transakcji, zawierającym dane wymagane przez ustawę i przepisy wydane na jej podstawie. Przepisy ustawy o podatku VAT nakładają na podmiot prowadzący działalność gospodarczą, będący także podatnikiem VAT obowiązek wystawienia faktury dla innego podatnika.
Inaczej przedstawia się sytuacja z podmiotem, który jest zwolniony z VAT – u. Nie ma on co do zasady obowiązku wystawienia tego rodzaju dokumentu. Jeśli jednak kupujący produkt lub usługę zażąda wystawienia faktury, w terminie trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym został dostarczony towar lub wykonano usługę, to sprzedający ma obowiązek jej wystawienia.
W jakim terminie powinna zostać wystawiona faktura?
Termin wystawienia faktury zależy od momentu zgłoszenia żądania wystawienia tego rodzaju dokumentu w stosunku do kontrahenta. Jeśli natomiast podatnik nie jest zobowiązany do wystawienia faktury, a kupujący produkt lub usługę zażąda takiego dokumentu, to powinien on być przedłożony kontrahentowi w określonych terminach.
Mówi się tu o 15 dniu miesiąca, następującego po tym, w którym dokonano transakcji, ale tylko wtedy, gdy żądanie takie pojawiło się w miesiącu dokonania sprzedaży. Jeśli kupujący zażądał wystawienia faktury po miesiącu jej przeprowadzenia, wtedy obowiązkiem sprzedającego jest wystawienie tego rodzaju dokumentu w ciągu 15 dni od daty zgłoszenia przez kupującego takiego żądania.
Jakie dane powinny się znaleźć na fakturze?
Faktura powinna zawierać następujące informacje: jej numer, dane zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy towaru lub usługi, data wystawienia dokumentu i data sprzedaży, forma i termin zapłaty, nazwa produktu lub usługi, która podlegała transakcji, ilość sprzedanego towaru oraz jednostka miary, wartość netto i brutto transakcji, stawka i wartość podatku VAT oraz jego kwota, a także termin płatności wraz ze sposobem jej realizacji.
Czym jest rachunek?
Rachunek jest dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji. Może go wystawić podatnik, na którym nie ciąży obowiązek wystawienia faktury. Wystawia się go tylko na wyraźne żądanie nabywcy towaru lub usługi.
W jakim terminie powinien zostać wystawiony rachunek?
Jeśli nabywca zgłosił żądanie uzyskania rachunku jeszcze przed otrzymaniem towaru lub wykonaniem usługi, to obowiązkiem podatnika jest dostarczenie tego dokumentu w terminie 7 dni od uzyskania towaru lub wykonania usługi.
Jeśli natomiast prośba taka wpłynęła do kontrahenta po uzyskaniu przez nabywcę towaru lub usługi, to sporządzenie tego rodzaju dokumentu powinno się odbyć w ciągu 7 dni od zgłoszenia takiego żądania. Pozyskanie rachunku po upływie trzech miesięcy od daty pozyskania towaru lub usługi będzie niemożliwe, gdyż po tym czasie podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku.
Jakie dane powinny się znaleźć na rachunku?
Na rachunku powinny się znaleźć następujące informacje: nazwa nabywcy i kupującego indywidualnego lub firmy, data sprzedaży i wystawienia rachunku, numer rachunku, ilość i rodzaj towaru lub usługi oraz cena, suma należności zapisana słownie i w postaci liczby.
Jak długo należy przechowywać faktury i rachunki?
Ustawa nakłada na podmioty gospodarcze obowiązek właściwego przechowywania dokumentów przedsiębiorstwa. Jeśli chodzi o faktury i rachunki, to obowiązkiem podatnika jest ich gromadzenie przez okres pięciu lat. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku od towarów i usług.
Faktury mogą być przechowywane zarówno w formie elektronicznej, jak i tradycyjnej papierowej. Oba dokumenty są zbliżone w swojej treści. Ze względu na konieczność skrupulatnego gromadzenia i przechowywania przez 5 lat dokumentów, warto skorzystać z usług biura rachunkowego we Wrocławiu, zajmującego się prowadzeniem kompleksowych usług nie tylko w zakresie księgowości, ale również pełnego doradztwa finansowego, podatkowego i gospodarczego, które zapewnia również pełne bezpieczeństwo poparte doświadczeniem swoich pracowników.
