Faktury wystawiane są co do zasady przez przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT w ramach transakcji prowadzonych z innymi przedsiębiorcami oraz na żądanie osób fizycznych (klientów). Możliwości pracy z fakturami mają jednak także podatnicy zwolnieni, tzw. nievatowcy, których faktura bez VAT może być stosowana w takich samych sytuacjach, przy transakcjach zwolnionych z opodatkowania. Czy faktury takie można jednak wystawiać w programach do fakturowania online, w jakich sytuacjach może być konieczne ich wystawienie i o czym należy pamiętać wystawiając fakturę bez VATu?
Czynny podatnik VAT a podatnik zwolniony
Nie każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do rozliczania podatku VAT, a więc bycia czynnym podatnikiem VAT. Polskie prawo dopuszcza skorzystanie ze zwolnienia, przysługującego w momencie nieprzekraczania rocznego limitu obrotów (200 000 zł) lub świadczenia usług lub sprzedaży określonych towarów (tzw. zwolnienie przedmiotowe). Podatnikiem czynnym VAT nie jest przedsiębiorca, który w przeciągu roku poprzedniego roku podatkowego nie osiągnął wartości sprzedaży netto w wysokości 200 000 zł (podatnik ma wówczas przywilej skorzystania ze zwolnienia z podatku VAT, choć oczywiście nie musi z niego skorzystać). Drugim przypadkiem jest tzw. zwolnienie przedmiotowe, któremu podlegają przedsiębiorcy świadczący usługi finansowe, medyczne, edukacyjne lub inne, wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT).
W jakich sytuacjach nievatowiec musi lub powinien wystawić fakturę?
Od 2014 roku obowiązują w Polsce zmienione przepisy w zakresie wystawania faktur przez podatników zwolnionych z VAT, którzy od tej pory mogą posługiwać się fakturami tak, jak podatnicy czynni. Zgodnie z zasadami mają więc oni obowiązek wystawienia faktury w ramach realizowanej sprzedaży na rzecz firm, w terminie określonym w ustawie o VAT (tj. do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży), a także na żądanie nabywcy towaru lub usługi. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT (tzw. nievatowcy) korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego mogą i muszą, w określonych sytuacjach, dokumentować sprzedaż za pomocą faktur, przygotowując ich treść zgodnie z wymogami ustawy o VAT, z wyłączeniem informacji o stawce podatku, sumie wartości sprzedaży netto oraz kwocie podatku od sumy wartości sprzedaży netto.
Aby wystawić fakturę bez VAT przez podatnika zwolnionego z obowiązku VAT konieczne jest, by na fakturze wynikającej ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego znalazła się informacja o podstawie zwolnienia. W szczególności konieczne jest wskazanie przepisu, ustawy lub aktu wskazującego na podstawę zwolnienia lub przepisu zwalniającego z opodatkowania dane towary lub usługi.
Nievatowiec ma oczywiście w dalszym ciągu możliwość posługiwania się rachunkami (ich obecność nie została zlikwidowana wraz z pojawieniem się faktur bez VAT), jednak najczęściej, dla własnej wygody, nievatowcy decydują się na posługiwanie się wyłącznie fakturami i paragonami.
Wystawianie faktur bez VAT w programach do fakturowania online
Przygotowanie faktury przez podatnika zwolnionego z VAT odbywa się na takich samych zasadach jak w przypadku tradycyjnej faktury VAT, tj. konieczne jest podanie przez nabywcę numeru NIP, na podstawie którego przedsiębiorca będzie mógł zidentyfikować kontrahenta i uzupełnić jego dane na fakturze. Wszystkie elementy obowiązkowe faktury bez VAT pokrywają się z wytycznymi dla wystawiania faktur VAT-owych, z tą różnicą, że nie pojawią się tu informacje o kwotach i wartościach podatku VAT od transakcji. Co więc zrobić, gdy do rozliczeń wykorzystujemy wystawianie faktur online z pomocą programów do fakturowania i w szablonie automatycznie pojawiają się do uzupełnienia kwoty VAT?
Programy do fakturowania online (np. Melpe) dopuszczają wprowadzenie w danych firmy informacji o podstawie zwolnienia z VAT i tym samym automatycznie wyłączają w fakturach opcję wprowadzania kwot naliczonego podatku VAT. Aby więc wystawić fakturę nievatowca konieczne jest wcześniejsze ustalenie ustawień firmy na potrzeby firmy zwolnionej z opodatkowania, a dopiero w dalszym kroku wystawienie faktury za zrealizowaną transakcję. Ogromnym plusem jest jednak fakt, że zmiana statusu firmy z czynnego podatnika VAT na podatnika zwolnionego może zostać wprowadzona w każdej chwili, a w samej fakturze możliwe jest umieszczenie komentarza o prawnej podstawie zwolnienia, bez konieczności wyszukiwania czy uruchamiania dodatkowych opcji.
